Promediar el costo
Si compraste el mismo producto a $8.000, $9.500 y $11.000, el promedio te dice que ganas más de lo que ganas en la unidad que salió del lote caro. El costeo por lotes evita ese autoengaño.
Software de inventario con costeo real
Controla el stock de tu negocio en la nube: entradas por lotes con su costo, existencias en tiempo real, alertas de mínimos y variantes por talla y color. Hecho en Colombia, en pesos y sin instalar nada.
Qué controla Zentivy
Doce cosas que separan un inventario que sirve de una lista de productos.
Control en Tiempo Real
De la bodega al mostrador sin perder una sola unidad
Usa la cámara de tu celular como lector de códigos de barra o conecta una pistola estándar. Cada entrada se registra con su costo por lote y fecha de vencimiento: las ventas descuentan automáticamente bajo método FIFO/FEFO para garantizar tu margen real.
✓ Costeo FIFO estricto ✓ Salida FEFO por vencimiento ✓ Escaneo con celular
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Costeo FIFO por lotes
Cada entrada guarda su propio costo. Al vender, el sistema descuenta del lote más antiguo y calcula el margen contra ese costo, no contra un promedio. Es la diferencia entre creer que ganas y saber cuánto ganas.
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Existencias en tiempo real
La venta, la devolución y la entrada por compra mueven el stock en el momento. Lo que ves en el celular es lo que hay en la bodega.
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Alertas de stock mínimo
Defines el mínimo por producto y el sistema arma la lista de lo que toca reponer. Se acaba el "se acabó y nadie avisó". El mismo buzón avisa por los insumos y por lo que está a punto de vencerse.
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Vencimientos con salida FEFO
Cada compra guarda su vencimiento, no el producto entero: dos entradas del mismo artículo pueden vencer en meses distintos. La salida es FEFO —primero en vencer, primero en salir—, así que se despacha el lote que vence antes aunque haya llegado después. Lo vencido sale de la fila hasta que lo des de baja, y el aviso llega mientras todavía se puede rebajar en vez de botar.
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Modelos con variantes
Talla, color o la combinación que uses. Un modelo con muchas variantes, cada una con su stock y su código de barras, sin convertir una referencia en veinte productos sueltos.
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Códigos de barras
Escáner con pistola lectora o con la cámara del celular, y un generador para imprimir códigos de los productos que no traen.
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Inventario por sede
Cada sede lleva sus existencias. Ves el consolidado y también el detalle, y cada empleado solo su punto.
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Proveedores y compras
Directorio de proveedores con sus datos y sus facturas de compra, para reconstruir de dónde salió cada lote.
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Reportes que sirven para comprar
Más vendidos con su participación en la ganancia, ventas por categoría y la curva de doce meses para no dejar plata quieta en inventario.
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Pedidos y recepción
Registras lo que le encargaste al proveedor y, cuando llega, le das a recibir: entra al inventario con su lote y su costo sin volver a digitarlo. Queda el rastro de qué pediste y qué llegó.
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Existencias ilimitadas
Un producto se puede marcar sin tope de stock para ofrecer lo de tu proveedor sin tenerlo en bodega. Se vende y se cobra igual, pero no te ensucia el conteo de lo que sí tienes.
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Productos activos e inactivos
Lo que se agotó no se borra: queda inactivo y deja de aparecer en la venta y en el catálogo. Cuando vuelve a llegar lo reactivas conservando código, historial y costeo. Es lo que evita el producto duplicado.
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Servicios sin existencias
Una instalación o un mantenimiento se registran como servicio: se cobran igual que un producto pero no descuentan stock, así el inventario solo cuenta lo que de verdad hay en bodega.
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Insumos, recetas y producción
El material que se compra y se gasta sin venderse —alcohol, esencias, tinte, guantes, tóner— va en su propio módulo, en mililitros, gramos o pares, y nunca aparece como algo vendible. Con una receta, producir descuenta los ingredientes y mete el producto terminado al inventario con su costo real; ligada a un servicio, el material se descuenta al cobrarlo.
Cuatro errores que arruinan un inventario
Los vemos todo el tiempo en negocios que venden bien y aun así no ven la plata.
Llevar el inventario en Excel
Excel no descuenta solo al vender, no avisa mínimos y se rompe cuando dos personas lo editan. Sirve para arrancar; deja de servir apenas hay rotación.
No contar nunca
Un sistema no reemplaza el conteo físico, lo hace útil: con existencias registradas, la diferencia entre lo contado y lo esperado es un dato accionable y no un misterio.
Comprar por corazonada
Reponer lo que se ve vacío en la percha no es lo mismo que reponer lo que rota. El ranking de más vendidos cambia la lista de compra.
Preguntas sobre software de inventario
FIFO significa "primero en entrar, primero en salir". Cada compra entra como un lote con su costo, y cuando vendes, el sistema descuenta del lote más antiguo. Importa porque el margen que te muestra es el real de esa venta. Con costo promedio, si los precios de compra suben, el sistema te dice que ganas más de lo que en realidad ganaste.
Sí. Cuando le pones fecha de vencimiento a una entrada, la salida deja de ser por antigüedad y pasa a ser por vencimiento: sale primero el lote que vence antes, aunque haya llegado después. Es lo que se conoce como FEFO, y convive con el costeo FIFO, que sigue diciéndote el costo real de lo que salió. Si un producto no maneja vencimientos, la salida sigue el orden de entrada de siempre.
Deja de salir en las ventas y en las producciones: no se puede despachar por error. Sigue contando como existencia hasta que lo des de baja con su motivo, para que la pérdida quede registrada y no simplemente desaparezca del sistema.
Sí. Creas el modelo una vez y le defines las variantes. Cada variante tiene su stock propio y su código de barras, así que sabes que se agotó la talla 38 negra y no solo "el modelo".
Sí. Cada sede maneja sus propias existencias bajo la misma cuenta. El plan Pro incluye 3 sedes y el Star hasta 10. Los reportes se ven por sede o consolidados.
Sí, Zentivy es software en la nube y trabaja conectado. A cambio no instalas nada, entras desde cualquier dispositivo y tus datos quedan respaldados con copias cifradas.
Puedes registrar el inventario inicial y luego ir sumando las compras por lotes. Si tienes un catálogo grande y quieres ayuda para montarlo, escríbenos por WhatsApp y lo coordinamos.
Zentivy va de $20.000 a $80.000 COP al mes según usuarios, sedes y volumen de productos, con 15 días gratis y sin tarjeta. El plan Star maneja productos ilimitados.
Dos casos que el inventario solo no cubre
Mercancía que se vence
Fecha por lote, salida FEFO —primero en vencer, primero en salir— y aviso antes de que la plata se pierda en el estante.
Ver cómo funciona →Material que se gasta, no se vende
Insumos por mililitro o gramo, recetas y producción con costo real. También para servicios que consumen material al cobrarlos.
Ver cómo funciona →Deja de adivinar cuánto tienes
Únete a las PYMES colombianas que ya controlan su inventario, sus ventas y su cartera con Zentivy.
15 días gratis · Sin tarjeta de crédito · Desde $20.000 COP al mes