Cada compra guarda su propia fecha. Se vende primero lo que vence antes, lo vencido deja de salir y el aviso te llega con los días de anticipación que tú decidas. Sin revisar el estante uno por uno.
Ocho cosas que hacen que el control de vencimientos sirva de verdad y no sea un campo de fecha que nadie mira.
Dos compras del mismo artículo pueden vencer en meses distintos, y así se registran. Si la mercancía que llegó trae varias fechas, la misma entrada se parte en varios lotes sin tener que crear productos falsos.
FEFO es «primero en vencer, primero en salir». Al vender, Zentivy despacha el lote que vence antes aunque haya llegado después. Es lo contrario de lo que hace un sistema por antigüedad, y es lo que evita que el lote viejo se quede al fondo.
Un lote vencido sale de la fila: no se puede despachar por error ni entra en una producción. Sigue contando como existencia —porque la mercancía está ahí— hasta que lo des de baja.
El buzón y la campana avisan de lo que está por vencerse, no solo de lo ya vencido, con los días de anticipación que tú definas. Es la diferencia entre rebajarlo a tiempo y botarlo: lo primero recupera parte de la plata, lo segundo la pierde toda.
Cuando algo se vence, se derrama o se daña, se da de baja con su motivo. El lote queda en cero pero no se borra: la fila es la evidencia de que ese material existió y de por qué dejó de existir, con lo que costó.
El mismo control aplica al material que se gasta sin venderse: esencias, reactivos, tintes. Al producir o al cobrar un servicio se gasta primero lo que vence antes, con el mismo criterio.
Cada punto tiene sus propios lotes y sus propias fechas. El aviso es de la sede en la que estás trabajando: no te alerta por algo que está en otra bodega y que desde aquí no puedes sacar.
FEFO decide QUÉ lote sale; FIFO dice CON QUÉ COSTO salió. Si un producto no maneja vencimientos, la salida vuelve al orden de entrada de siempre. No hay que elegir entre los dos ni configurar nada raro.
Una ferretería no necesita fechas de vencimiento y no tiene por qué ver ese campo en cada compra. Se activa en la configuración de tu negocio, y ahí mismo decides con cuántos días de anticipación quieres el aviso.
Ninguna se siente grave el día que pasa. Se ven todas juntas al final del mes.
Es el error más común de los sistemas baratos: un campo «vence el» en la ficha del producto. Sirve mientras solo tengas una compra. En cuanto llega la segunda tanda, esa fecha es mentira para la mitad de tu stock.
La revisión manual del estante funciona los primeros meses y después se vuelve el trabajo que nadie quiere. El sistema no se cansa: si la fecha está registrada, el aviso llega solo.
Ese día ya no hay nada que hacer. Avisar con semanas de anticipación es lo que permite rebajarlo, moverlo a la sede donde sí rota o armar una promoción antes de perderlo.
Si el producto simplemente desaparece del sistema, la pérdida no existe en ninguna parte y el inventario nunca cuadra. Darlo de baja con su motivo deja el número donde se puede ver y sumar.
FEFO es «first expired, first out»: primero en vencer, primero en salir. FIFO es «first in, first out»: primero en entrar, primero en salir. La diferencia importa cuando un lote llega después pero vence antes; con FIFO se quedaría al fondo y se dañaría. En Zentivy conviven: FEFO decide qué lote sale y FIFO calcula con qué costo salió, así que el margen sigue siendo el real de esa venta.
No. Es un campo opcional en cada entrada de mercancía. Los productos que no vencen se manejan como siempre y salen por orden de llegada. La fecha se pone solo donde tiene sentido: alimentos, medicamentos, cosméticos, insumos químicos.
Deja de salir en las ventas y en las producciones, para que no se despache por error. Sigue contando como existencia hasta que lo des de baja con su motivo, y en ese momento la pérdida queda registrada con su costo real en vez de desaparecer del sistema.
Con los días que tú decidas: en la configuración de tu negocio defines el número —30 por defecto— y ese es el margen con el que te avisa antes de que un lote se venza. Lo ya vencido se avisa siempre, sin importar ese número. El buzón ordena por urgencia: primero lo que menos días le queda.
Lo dejas apagado y no aparece por ningún lado: ni el campo de fecha al registrar una compra, ni los avisos. Es una casilla en la configuración del negocio, pensada para droguerías, minimarkets y cualquiera con perecederos, que no tiene por qué estorbarle a una ferretería.
Sí. Los insumos —lo que se compra y se gasta sin venderse— llevan el mismo control por lote: su fecha, su costo y su salida por FEFO cuando se produce o cuando se cobra un servicio con receta.
Cada sede lleva sus lotes y sus fechas, porque la mercancía está físicamente en un sitio. Los avisos siguen la sede en la que estés trabajando, y cuando miras «todas las sedes» ves el consolidado de las que tengas asignadas.
¿Manejas material que se gasta y también se vence? Mira insumos, recetas y producción.
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