Facturación electrónica DIAN y sistema de facturación: qué necesita tu negocio

Si buscabas «sistema de facturación», lo más probable es que tengas una de estas dos dudas: cómo cumplir con la DIAN, o cómo dejar de llevar el negocio en un cuaderno. No son lo mismo y casi ningún software resuelve las dos. Esta guía separa una cosa de la otra en cinco minutos.

Antes de seguir, sin rodeos: Zentivy no emite facturación electrónica ante la DIAN y no es proveedor tecnológico autorizado. Es un sistema de gestión: inventario, ventas, cuentas de cobro, cartera y caja. Si lo que necesitas es emitir la factura con validez tributaria, más abajo te decimos por dónde, aunque no nos compres nada.

Guía informativa, actualizada el 17 de agosto de 2026. No es asesoría tributaria: las condiciones y los topes cambian, confírmalos con tu contador y en el portal de la DIAN.

Seis términos que se confunden todo el tiempo

Buena parte de la confusión viene de usar «facturar» para cosas muy distintas.

Factura electrónica de venta
Documento con validez tributaria que se genera en un sistema autorizado, se valida ante la DIAN y se entrega al comprador. Solo la emite quien está habilitado ante la DIAN, sea con el servicio gratuito de la entidad o con un proveedor tecnológico autorizado.
Documento equivalente POS
El tiquete de máquina registradora. Sirve para ventas de menor cuantía; por encima del tope que fija la norma hay que expedir factura electrónica de venta. El tope se mide en UVT y cambia cada año, así que conviene confirmarlo con tu contador.
Documento soporte
El que expide un comprador cuando le vende alguien no obligado a facturar, para poder soportar el costo o el gasto.
Cuenta de cobro
Un documento de control interno o de cobro entre las partes. No reemplaza la factura electrónica cuando la norma exige factura. Es lo que genera Zentivy.
Proveedor tecnológico
Empresa habilitada por la DIAN para transmitir y validar facturas electrónicas por cuenta de terceros. Zentivy no lo es y no pretende serlo.
Software de gestión
El que lleva la operación del negocio: inventario, ventas, cartera, caja y reportes. No emite facturación electrónica, pero es donde de verdad se controla la plata del día a día.

Qué hacer, en orden

Cuatro pasos. El cuarto es donde entra un sistema como Zentivy; los tres primeros no dependen de nosotros.

  1. 1

    Confirma si estás obligado a facturar

    Depende de tu régimen, tu actividad y tus ingresos. No lo deduzcas de lo que te dijeron en el local de al lado: pregúntale a tu contador o revisa tu RUT y las condiciones vigentes en la DIAN.

  2. 2

    Si lo estás, habilítate ante la DIAN

    El trámite se hace en el portal de la DIAN. Para negocios con poco volumen suele bastar el servicio gratuito de facturación electrónica que ofrece la propia entidad, sin pagar licencia.

  3. 3

    Elige cómo vas a emitir

    Servicio gratuito de la DIAN, o un proveedor tecnológico autorizado si necesitas volumen alto, integración o soporte. Ese es el único software que emite la factura con validez tributaria.

  4. 4

    Lleva la operación aparte

    La factura resuelve lo tributario, no te dice cuánto stock queda ni quién te debe. Para eso va un sistema de gestión como Zentivy, que corre en paralelo y controla inventario, cartera y caja.

Facturación electrónica frente a sistema de gestión

Resuelven problemas distintos. La mayoría de negocios necesita los dos.

Comparación entre un software de facturación electrónica y un sistema de gestión como Zentivy
Necesidad Facturación electrónica Zentivy
Emitir factura con validez ante la DIAN Sí No
Saber cuánto stock queda No Sí
Costo real por lote y margen por venta No Sí
Controlar fiados y abonos No Sí
Cerrar caja con arqueo No Sí
Cuentas de cobro y cotizaciones por correo Parcial Sí
Varias sedes con roles No Sí
Atender clientes por WhatsApp con IA No Sí (adicional)

Dicho de otro modo: la factura electrónica es para la DIAN, el sistema de gestión es para ti.

Preguntas frecuentes sobre facturación en Colombia

No. Zentivy es una herramienta de organización y gestión interna: inventario, ventas, cuentas de cobro, cartera, caja y reportes. No es software contable ni proveedor tecnológico autorizado, y los documentos que genera son comprobantes de control interno del negocio. Lo decimos con todas las letras en nuestros Términos del servicio.

Porque son dos problemas distintos. La factura electrónica cumple con la DIAN; Zentivy te dice cuánto stock te queda, cuánto ganaste de verdad en cada venta, quién te debe y si la caja cuadró. Muchos negocios usan el servicio gratuito de la DIAN para facturar y Zentivy para operar el día a día.

No todos. La obligación depende del régimen, la actividad económica y los ingresos, y hay personas naturales no obligadas a expedir factura. Como las condiciones cambian, lo correcto es confirmarlo con tu contador y en el portal de la DIAN antes de decidir.

El documento equivalente POS tiene un tope de valor por operación fijado en UVT. Por encima de ese tope hay que expedir factura electrónica de venta. El valor de la UVT se actualiza cada año, así que conviene verificar el tope vigente.

No. Cuando la norma exige factura electrónica de venta, una cuenta de cobro no la sustituye. La cuenta de cobro sirve como soporte de cobro entre las partes y como control interno.

El servicio gratuito de la DIAN no tiene costo de licencia y suele alcanzar para negocios de bajo volumen. Los proveedores tecnológicos cobran por plan o por documento. Zentivy es aparte: cuesta desde $20.000 COP al mes y cubre la gestión del negocio, no la emisión tributaria.

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