Términos del servicio
Versión 2.1 · Vigente desde el 14 de agosto de 2026
1. Quién presta el servicio
Zentivy es un servicio prestado por Carlos Esteban Trujillo Paz, mayor de edad y domiciliado en Pasto, quien obra en nombre propio bajo el nombre comercial Zentivy. Cuenta con matrícula mercantil vigente ante la Cámara de Comercio de Pasto y con Registro Único Tributario ante la DIAN, en el que Zentivy figura como nombre comercial. Dirección de notificaciones: Centro Comercial San Agustín, Local 224A, Pasto, Nariño, Colombia. Correo de contacto: [email protected]. Perfil profesional: LinkedIn.
El número de identificación tributaria (NIT) se suministra en las facturas y en el contrato de prestación de servicios suscrito con cada cliente que lo requiera.
En adelante, «Zentivy» o «el prestador». Quien contrata el servicio se denomina «el cliente» o «la empresa usuaria».
2. Aceptación
Al crear una cuenta y usar Zentivy, el cliente acepta estos términos y la Política de tratamiento de datos. La aceptación se realiza de forma electrónica y tiene plena validez conforme a la Ley 527 de 1999. Zentivy conserva registro del usuario, la fecha, la hora y la versión aceptada. Si no está de acuerdo, no use el servicio.
3. El servicio
Zentivy es una plataforma en la nube (SaaS) de inventario, ventas, cartera, caja y reportes, con soporte multi-sede y control de acceso por roles. El agente de IA para canales de mensajería es un servicio adicional opcional que se contrata y se cobra por separado.
Podemos mejorar, modificar o retirar funcionalidades. Si un cambio elimina una funcionalidad sustancial que el cliente venía usando, lo avisaremos con al menos treinta (30) días calendario de anticipación.
4. Alcance y obligaciones tributarias
Zentivy es una herramienta de organización y gestión interna de inventario, ventas y cartera. No es un software contable y no emite facturación electrónica ante la DIAN. Los documentos que genera —cuentas de cobro, comprobantes de venta, cotizaciones, préstamos y recibos— son soportes de control interno, no documentos tributarios con validez fiscal. Zentivy no genera facturas de venta.
Zentivy no realiza gestión ante la DIAN, no calcula ni presenta declaraciones, no genera documento soporte y no sustituye a un contador. El cumplimiento de las obligaciones tributarias, contables y de facturación electrónica es responsabilidad exclusiva de cada empresa usuaria. Recomendamos asesorarse con un contador público.
Antes de contratar: si su negocio está obligado a expedir factura electrónica, necesitará adicionalmente un proveedor tecnológico autorizado o el servicio gratuito de la DIAN. Zentivy no reemplaza esa obligación.
5. Cuenta y acceso
- El acceso se realiza mediante Google OAuth. Zentivy no crea, no conoce y no almacena contraseñas. La recuperación de acceso y la seguridad de la credencial se gestionan directamente con Google.
- El cliente es responsable de la actividad de su cuenta, de la veracidad de los datos que ingresa y de administrar los permisos de los miembros de su equipo.
- El cliente debe informarnos de inmediato ante cualquier uso no autorizado de su cuenta.
6. Planes, pagos y pasarela
- Los precios se publican en pesos colombianos en la página de precios y se cobran por período anticipado.
- Los pagos se procesan a través de Wompi S.A.S. (Grupo Bancolombia). Zentivy no recibe, no almacena ni procesa datos de tarjetas de crédito o débito. El cumplimiento del estándar PCI-DSS corresponde a la pasarela. Zentivy conserva únicamente el monto, la referencia, el estado y el identificador de la transacción.
- El add-on del agente de IA se cobra por separado del plan.
- Ante el no pago, el acceso puede suspenderse. La información no se elimina durante la suspensión y se conserva conforme a la cláusula 13.
6.1. Régimen tributario y comprobantes
El prestador es una persona natural bajo el régimen de no responsable de IVA. En consecuencia:
- El precio no incluye IVA y no se factura este impuesto. Si esa condición cambiara, se informará con la anticipación prevista en la cláusula 7 y antes de aplicar cualquier ajuste.
- Conforme al artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016, el prestador no está obligado a expedir factura de venta.
- A solicitud del cliente, Zentivy remite un comprobante de pago con la identificación del prestador, el concepto, el valor, la fecha y la referencia de la transacción. Este comprobante no es una factura de venta ni un documento tributario con validez fiscal.
- El cliente obligado a soportar el gasto debe generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar (Resolución DIAN 000167 de 2021). Ese documento lo emite y transmite el cliente; Zentivy suministra sin costo y cuantas veces se requiera los datos necesarios para elaborarlo.
6.2. Acompañamiento del primer mes
Durante el primer mes desde el registro, Zentivy puede contactarte por llamada y correo a los datos que registraste, para acompañarte en la puesta en marcha y presentarte el servicio. Al aceptar estos términos autorizas ese contacto.
- Cesa automáticamente al mes; no hay que pedir que pare.
- Es únicamente sobre Zentivy. Nunca productos de terceros, y tus datos no se ceden a nadie con fines comerciales.
- Respeta los horarios de la Ley 2300 de 2023: lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m.
- Puedes revocarlo en cualquier momento, y hacerlo no cancela tu cuenta ni limita ninguna función.
El detalle está en la sección 5.1 de la Política de tratamiento de datos.
6.3. Cuentas que nunca se usaron
Si al mes del registro una empresa no ha cargado ninguna información —ni productos, ni clientes, ni ventas—, la cuenta se elimina junto con sus datos de acceso. Se avisa por correo antes, y basta con entrar y usar la plataforma para conservarla.
Esto no aplica a cuentas con información cargada: esas se rigen por las cláusulas 13 y 14, con los plazos y garantías de entrega allí previstos.
7. Cambios de precio
Cualquier modificación de precio se comunicará al correo registrado con al menos treinta (30) días calendario de anticipación y solo aplicará a partir del siguiente período de facturación. El cliente puede terminar el servicio antes de esa fecha sin penalidad y solicitar la entrega de su información.
8. Propiedad de la información
Toda la información que el cliente carga o genera en la plataforma es de su exclusiva propiedad. Zentivy no adquiere sobre ella ningún derecho de propiedad, uso comercial, cesión ni explotación.
Zentivy accede a esa información únicamente para prestar el servicio, brindar soporte cuando el cliente lo solicita y cumplir requerimientos de autoridad competente. No usamos los datos de un cliente para entrenar modelos de inteligencia artificial de propósito general, ni los compartimos con otros clientes, ni los vendemos.
9. Entrega y portabilidad de la información
El cliente puede solicitar en cualquier momento la entrega completa de su información en formato Excel, módulo por módulo: inventario y lotes, clientes, proveedores, ventas y cuentas de cobro con su detalle, cotizaciones, cartera y abonos, caja y movimientos, y activos.
| Antigüedad de la cuenta | Costo de la entrega | Plazo |
|---|---|---|
| Doce (12) meses o más como cliente | Gratuita | 10 días hábiles |
| Menos de doce (12) meses | $40.000 COP, pago único | 10 días hábiles |
Por qué existe esta condición. Zentivy ofrece una prueba gratuita de 15 días con acceso completo. Un cobro simbólico durante el primer año evita que la prueba se use únicamente para cargar y descargar información masivamente, sin intención de usar el servicio. No es una barrera de salida: el monto es fijo, se informa de antemano y desaparece al cumplir el año.
Garantías que acompañan esta cláusula:
- La entrega procede aunque existan facturas pendientes de pago. La información nunca se retiene como garantía de cobro.
- El derecho de un titular de datos personales a acceder a su propia información es siempre gratuito y no está sujeto a este cobro, conforme a la Ley 1581 de 2012.
- Si Zentivy termina el servicio por decisión propia, la entrega es gratuita en todos los casos (cláusula 14).
10. Disponibilidad
Zentivy procura una disponibilidad mensual del 99%, medida sobre el tiempo total del mes y excluyendo:
- Mantenimientos programados, avisados con al menos 48 horas de anticipación y realizados preferentemente en horario nocturno.
- Fallas de proveedores de infraestructura, de conectividad o de plataformas de terceros (Google, Meta, pasarela de pagos).
- Eventos de fuerza mayor o caso fortuito.
Si en un mes la disponibilidad cae por debajo del 99% por causa atribuible a Zentivy, el cliente puede solicitar un crédito proporcional sobre la mensualidad de ese mes, aplicable al siguiente período.
La disponibilidad se mide con un servicio de monitoreo externo e independiente, y el histórico es público: zentivy.betteruptime.com. Cualquiera puede consultarlo sin registrarse.
Soporte por correo y WhatsApp en días hábiles. Tiempo objetivo de primera respuesta: 24 horas hábiles.
11. Uso aceptable
El cliente no puede usar Zentivy para:
- Actividades ilícitas o contrarias al orden público.
- Enviar mensajes no solicitados (spam) o vulnerar las políticas de WhatsApp, Meta u otros canales conectados.
- Intentar vulnerar la seguridad de la plataforma, acceder a datos de otras empresas o realizar ingeniería inversa.
- Cargar datos personales de terceros sin contar con su autorización.
- Revender o sublicenciar el acceso sin autorización escrita.
12. Agente de IA
El agente responde automáticamente a los clientes de la empresa usando modelos de lenguaje. La empresa reconoce que:
- Las respuestas se generan automáticamente y pueden contener errores. La supervisión es responsabilidad de la empresa.
- El agente no cierra ventas vinculantes ni sustituye la confirmación humana de un pedido o un precio.
- Los mensajes se procesan por proveedores ubicados fuera de Colombia, según se detalla en la Política de tratamiento de datos. Activar el agente implica autorizar ese tratamiento.
- La empresa es responsable de informar a sus clientes que están interactuando con un sistema automatizado.
13. Suspensión y terminación
- Sin permanencia mínima. El cliente puede terminar en cualquier momento, sin penalidad, informándolo por el canal de contacto.
- Zentivy puede suspender el acceso por falta de pago o por incumplimiento grave de la cláusula 11, previo aviso salvo riesgo inminente de seguridad.
- Terminado el servicio, la información se conserva noventa (90) días calendario para permitir su entrega. Vencido ese plazo, se elimina conforme a la Política de tratamiento de datos.
14. Continuidad del servicio
Si Zentivy decide descontinuar la plataforma, se compromete a:
- Avisar por escrito con al menos noventa (90) días calendario de anticipación.
- Mantener el servicio operativo durante ese período.
- Entregar a cada cliente la totalidad de su información en formato Excel, sin costo alguno y sin importar la antigüedad de la cuenta.
- Reembolsar de forma proporcional cualquier período pagado y no prestado.
15. Propiedad intelectual
El software, la marca, el diseño y la documentación de Zentivy son de propiedad del prestador. El contrato otorga al cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible y limitada a la vigencia del servicio. Esta licencia no se extiende a la información del cliente, que se rige por la cláusula 8.
16. Limitación de responsabilidad
Zentivy responde por el correcto funcionamiento de la plataforma conforme a estos términos. La responsabilidad total acumulada del prestador, por cualquier concepto y durante cualquier período de doce meses, se limita al valor efectivamente pagado por el cliente en los seis (6) meses anteriores al hecho que origina la reclamación.
No se responde por lucro cesante, pérdida de oportunidad comercial ni daños indirectos, ni por decisiones de negocio tomadas con base en la información de la plataforma, ni por errores en los datos que el propio cliente ingresó.
Esta limitación no aplica en casos de dolo o culpa grave del prestador, ni frente a los derechos irrenunciables que la ley colombiana reconozca al cliente.
17. Cambios a estos términos
Cada versión lleva número y fecha de vigencia. Los cambios sustanciales se comunicarán con al menos quince (15) días calendario de anticipación al correo registrado y se solicitará nueva aceptación dentro de la aplicación. Las versiones anteriores permanecen disponibles a solicitud.
18. Ley aplicable y solución de controversias
Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes intentarán resolver de buena fe cualquier diferencia mediante arreglo directo dentro de los treinta (30) días siguientes a la notificación escrita. De no lograrse, la controversia se someterá a la jurisdicción ordinaria de los jueces competentes de Pasto, Nariño.
19. Contacto
Carlos Esteban Trujillo Paz — Zentivy
Centro Comercial San Agustín, Local 224A, Pasto, Nariño, Colombia
[email protected] · +57 317 022 8461